Tres Formas Prácticas de Incrementar la Productividad en un Emprendimiento

Los períodos de incertidumbre económica tienden a exponer una dura realidad para los emprendedores: no se puede esperar a que las condiciones externas mejoren para actuar. El aumento de los costos en los insumos, consumidores cada vez más cautelosos y una competencia creciente generan, en los nuevos emprendimientos y los pequeños negocios, una intensa presión para hacer más con menos. Paradójicamente, muchos emprendedores responden a esta realidad con una mentalidad de “esperar y ver”, con la ilusión de que las condiciones del mercado se estabilizarán en algún momento y evitar, de esta manera, introducir cambios. Lamentablemente, la ilusión no es una estrategia.

Si bien los emprendedores no pueden controlar la inflación, las tasas de interés ni las cadenas de suministro globales, sí tienen una influencia significativa sobre lo que ocurre dentro del emprendimiento. La productividad, es decir, cuán eficazmente una empresa transforma recursos en valor, se convierte en uno de los factores más poderosos no solo para la supervivencia, sino también para el crecimiento. Mejorar la productividad no consiste en trabajar más horas; consiste en diseñar una organización capaz de eliminar desperdicios, definir claramente cómo se realiza el trabajo e invertir de manera inteligente en herramientas que mejoren la eficiencia interna.

1. Reducir desperdicios: hacer visibles los costos invisibles

Las mejoras más simples en productividad a menudo no provienen de hacer cosas nuevas, sino de dejar de hacer actividades que no agregan valor. Los principios de la administración con enfoque Lean definen el desperdicio como cualquier uso de tiempo, esfuerzo o recursos que no incrementa valor desde la perspectiva del cliente. Este concepto suele resumirse a través de diferentes categorías como por ejemplo productos defectuosos, excesos en producción e inventarios, retrasos en los plazos, deficiente asignación de recursos, duplicación de tareas, movimiento innecesario de recursos, entre otros.

El desperdicio existe en todas las organizaciones, independientemente de su tamaño o industria. En los emprendimientos nuevos, a menudo el desperdicio se “esconde” detrás de los procesos informales y de lo que parece “urgente”. Por ejemplo, un equipo de logística de distribución que debe repetir el proceso de pedido de clientes debido a especificaciones poco claras (defectos), o el emprendedor que insiste en aprobar todos los detalles incluso en procesos básicos (retrasos). En general, el desperdicio puede manifestarse como la duplicación de datos, reuniones largas que podrían evitarse con un correos electrónicos precisos y oportunos, incluso empleados que realizan tareas para las cuales nunca recibieron el entrenamiento adecuado.

Por ejemplo, un pequeño emprendimiento de comercio electrónico que experimenta errores frecuentes en el procesamiento de órdenes. Cada error da lugar a reembolsos, reenvíos y quejas de clientes, ninguno de los cuales crea valor. Al identificar los errores como una forma de desperdicio y abordar el problema desde su raíz (por ejemplo, instrucciones confusas, plazos inadecuados, empaque deficiente, etc.), la empresa puede reducir costos y, al mismo tiempo, mejorar la satisfacción del cliente.

Por otro lado, la reducción de desperdicios impacta directamente en la rentabilidad del negocio, la eficiencia operacional e incluso en la motivación de los empleados. Más importante aún, fomenta una mentalidad de mejora continua: los equipos comienzan a cuestionarse por qué se hacen las cosas de cierta manera y si realmente añaden valor al proceso o incrementan la satisfacción del cliente. Para emprendimientos con recursos limitados, la reducción de desperdicio es, sobre todo, una herramienta poderosa para la asignación eficiente de recursos dentro de la organización.

2. Aclarar los procesos: la productividad sigue a la claridad

Muchos emprendedores subestiman cuánta ineficiencia es causada por procesos internos poco claros. En las etapas tempranas de un emprendimiento, los roles suelen superponerse, las responsabilidades no son claras o se cambian frecuentemente, y muchas veces el trabajo se realiza a través de conversaciones informales en lugar de procedimientos estructurados. Si bien esta flexibilidad puede ser una ventaja al inicio, se convierte en una desventaja a medida que el emprendimiento crece. Un proceso interno eficiente se construye en torno a cinco elementos críticos:

1. Objetivo del proceso: cuáles son los resultados esperados o qué se pretende lograr al final del proceso.
2. Secuencia y actividades del proceso: cómo fluye el trabajo desde el inicio hasta el final.
3. Responsables: quiénes participan y cómo contribuyen en el desarrollo del proceso
4. Recursos: los recursos humanos, físicos y no físicos que son necesarios.
5. Indicadores de eficiencia: cómo se monitorea y se mide el desempeño del proceso

La claridad de un proceso no requiere necesariamente manuales extensos ni diagramas complejos. Lo que importa es la comprensión lógica del proceso; es decir, todos los involucrados deben saber cuál es el resultado esperado al final del proceso, quién hace qué y cuándo, que clase de recursos deben utilizarse y los parámetros que deben aplicarse para medir el desempeño del proceso.

Por ejemplo, consideremos el caso de un pequeño negocio que prepara propuestas de servicios de manera inconsistente debido a que en algunas ocasiones lo elabora el equipo de ventas, otras veces algún otro empleado y en otras ocasiones el dueño del negocio. ¿Cuál es el resultado previsible? A veces se incumplen plazos, los precios varían y los clientes reciben mensajes incompletos o incluso contradictorios. Al diseñar claramente el proceso de elaboración de propuestas, definiendo responsables, secuencia de actividades, insumos requeridos y plazos, la empresa puede reducir errores, acortar los ciclos de respuesta y proyectar una imagen más profesional.

En la práctica, las empresas que definen sus procesos claramente suelen observar mejoras inmediatas en eficiencia del proceso y en la asignación de recursos y responsabilidades; el trabajo avanza más rápido, se cometen menos errores y los empleados experimentan menos frustración. Con el tiempo, estas mejoras se reflejan en los resultados financieros a través de reducción de costos y resultados financieros más predecibles.

3. Invertir para ser más eficientes: la tecnología como aliada estratégica

Las mejoras en productividad no se basan únicamente en disciplina y claridad; también requieren inversiones inteligentes. La tecnología, cuando está alineada con las necesidades del negocio, es una de las herramientas más poderosas para reducir costos y liberar capacidad humana.

Para muchas pequeñas empresas, el primer paso es sorprendentemente básico: dejar atrás las hojas de cálculo, los registros en papel y la entrada manual de datos. Los sistemas contables en la nube, las aplicaciones de atención al cliente y las plataformas de inventario en línea pueden reducir drásticamente el esfuerzo administrativo, al tiempo que mejoran la precisión y la visibilidad.

En algunos casos, la oportunidad de mejora no necesariamente implica comprar un nuevo software, sino utilizar mejor el que ya existe. Es común encontrar empresas que invirtieron en sistemas, pero nunca los adoptaron plenamente. Revisar estas herramientas y aprovechar funcionalidades poco utilizadas puede generar resultados rápidos a un costo mínimo.

Las soluciones más avanzadas, como la automatización, la robótica o la maquinaria computarizada, ya no están reservadas únicamente para las grandes corporaciones. Estas tecnologías se han vuelto más accesibles y pueden mejorar significativamente la consistencia y el rendimiento, especialmente en empresas de manufactura o logística de distribución. Es importante destacar que la automatización no elimina la necesidad de personas; sino que permite que los empleados se concentren en tareas de mayor valor que requieren criterio, creatividad y construcción de relaciones.

En este punto, la inteligencia artificial merece una atención especial. La IA no es una solución mágica, pero ofrece beneficios prácticos que ya están disponibles. Una forma útil de pensar en las herramientas de IA es como si se le asignara un asistente a cada empleado. Tareas como redactar correos electrónicos, preparar propuestas, resumir documentos, responder consultas rutinarias de clientes o procesar facturas pueden automatizarse parcialmente o acelerarse con el apoyo de la IA.

Si cada empleado obtiene incluso una pequeña mejora en productividad, el efecto acumulado en toda la organización puede ser significativo. Además, muchas plataformas de software existentes ya incorporan capacidades de IA que los propietarios de negocios quizá ni siquiera conocen. Explorar estas funciones puede generar valor adicional sin grandes inversiones nuevas. No todas las empresas están listas para proyectos de IA a gran escala; sin embargo, para aquellas que enfrentan problemas complejos, grandes volúmenes de datos y acceso a las herramientas adecuadas, la IA puede convertirse en una ventaja estratégica en lugar de una simple novedad.

Conclusión: la productividad como disciplina competitiva

En mercados inciertos, la productividad no es simplemente una iniciativa; es una disciplina. Al reducir sistemáticamente el desperdicio, mejorar continuamente los procesos e invertir de manera inteligente en tecnologías que mejoran la eficiencia, los emprendedores pueden fortalecer sus negocios de adentro hacia afuera.

El hilo conductor de estos tres enfoques es la intencionalidad. En lugar de reaccionar ante presiones externas con cautela o demora, las empresas productivas toman el control proactivo de sus operaciones internas. Este enfoque no solo mejora el desempeño a corto plazo, sino que también construye una base para el crecimiento a largo plazo. En tiempos difíciles, trabajar más duro rara vez es suficiente. Trabajar de manera más inteligente es lo que permite a los emprendimientos sobrevivir y, con el tiempo, prosperar.